Какво е фактура: Видове, задължителни елементи и как да я издадем

Фактурата е ключов финансов и счетоводен документ, с помощта на който се потвърждава извършването на търговска сделка между две страни. Тя удостоверява продажбата на стоки или услуги. 

Издаването на фактури е неразделна част от ежедневната дейност на всеки бизнес. 

Научете какво представлява фактурата, какви са основните видове фактури, кои са задължителните елементи на една фактура съгласно българското законодателство, кои са най-честите грешки при издаване на фактури и как да ги избегнем. 

Какво представлява фактурата

Фактурата е официален счетоводен документ, който доказва, че е извършена продажба на стоки или услуги и че по тази продажба е начислена определена цена. Издаването на фактура е задължително за регистрираните по ДДС лица, но може да се издава и от нерегистрирани търговци при поискване от клиента.

Фактурите са важни не само за счетоводството на фирмите, но и за контрола на данъчните органи, които следят за правилното отчитане на приходите и начисляването на данъците. Законът изисква за определен период от време всички фактури да бъдат съхранявани и при поискване да бъдат предоставяни.

Основни видове фактури: Оригинална, кредитна и проформа фактура

В практиката се използват няколко основни вида фактури, всяка от които има специфично предназначение. 

Оригинална фактура

Оригиналната фактура е официалният документ, който се издава при осъществяване на продажба на стоки или услуги. 

Този вид счетоводен документ служи като основание за плащане от страна на клиента. 

Кредитна фактура 

Кредитната фактура се издава при връщане на стоки след издаване на фактура, намаляване на цената на стоки или услуги след фактуриране, при установяване на грешно начислен ДДС или друга сгрешена информация в оригиналната фактура. Този вид счетоводен документ коригира вече издадената фактура, като намалява стойността на продажбата и дължимия ДДС.

Проформа фактура

Проформа фактура не е официален счетоводен документ и не се използва за счетоводно отчитане. Нейното предназначение е като предварителна оферта или заявка за плащане преди извършване на процеса на продажбата. 

След получаване на плащането по проформа фактура, продавачът е длъжен да издаде оригинална фактура, която да отрази акта на извършената сделка.

Задължителни елементи на фактурата според българското законодателство

Съгласно българското законодателство, за да бъде валидна една фактура, то тя задължително трябва да съдържа някои определени елементи.

В българските фактури задължително трябва да има:

• Наименованието „Фактура“ и уникален номер на документа;

• Дата на издаване на фактурата;

• Данните на продавача - име, адрес, ЕИК/Булстат, ДДС номер (ако фирмата е регистрирана по ДДС);

• Данните на получателя - име, адрес, ЕИК/Булстат, ДДС номер (ако е приложимо);

• Описание на стоките или услугите, тяхното количество и единична цена;

• Общата стойност на продажбата;

• Размерът на ДДС, ако е начислен и основанието за освобождаване от ДДС, ако не се начислява. Данните за ДДС са ключов елемент, който включва данъчна основа, ставка на ДДС (20% или 9% за определени стоки и услуги), сума на начисления ДДС и обща сума за плащане с включен ДДС;

• Дата на възникване на данъчното събитие, когато тя е различна от датата на издаване на фактурата;

• Начин на плащане и срок за плащане, ако са уговорени.

Всички тези елементи гарантират, че фактурата отговаря на изискванията на Закона за счетоводството (ЗС) и Закона за данък върху добавената стойност (ЗДДС).

Как и кога се издава фактура

Фактурата се издава при продажба на стоки или услуги, когато има необходимост от документ за плащане или в случаите, когато клиентът изрично я изиска. Съгласно българското законодателство фактурата трябва да бъде издадена най-късно до 5 дни след датата на възникване на данъчното събитие.

За да фактурира дадени стоки или услуги, продавачът трябва да има валидни данни на клиента, както и яснота относно вида на продажбата, датата на издаване и условията, по които ще се извърши плащането. 

При издаването на счетоводния документ от изключително значение е да се провери дали всички задължителни елементи са попълнени коректно, за да се избегне последваща корекция.

В практиката е обичайно фактурите да се изпращат по имейл на клиента, което улеснява бързото фактуриране и архивиране на документацията.

Разлика между фактура и касова бележка

Често фактурата се бърка с касовата бележка, но между тези два документа има съществени различия.

Касова бележка се издава от фискално устройство и служи като доказателство за извършено плащане. Тя не съдържа информация за получателя на стоките или услугите и не може да се използва за отчитане на разходи от страна на фирмите.

За разлика от нея, фактурата съдържа подробна информация за продажбата и двете страни по сделката. Тя може да се издаде дори когато плащането все още не е извършено и служи като основание за отчитане на разходи при данъчно облагане. 

Фактурата се изисква за възстановяване на ДДС от регистрирани лица.

Важно е да се отбележи, че издаването на касова бележка не отменя задължението за издаване на фактура при поискване от клиента. В този случай в издадената фактура задължително се отбелязва номерът на предварително издадения фискален бон.

Най-често срещани грешки при издаване на фактури и как да ги избегнем

В практиката често се допускат грешки при издаването на фактури, които могат да доведат до административни санкции или забавяне на плащанията. 

Най-често срещаните проблеми са:

• Липса на един или няколко от задължителните елементи на издадената фактура;

• Грешки в цената или в описанието на стоките или услугите;

• Некоректно начислен или пропуснат ДДС;

• Издаване на фактура за неправилен период от време или със сгрешена дата;

• Дублиране на номера на фактури.

За да избегнете всички тези грешки е важно да използвате софтуер за фактуриране, тъй като той има възможност за автоматично генериране на номера и проверка за пропуски, както и да преглеждате внимателно всеки документ преди изпращане. 

Фактурата е основен счетоводен документ във финансовата дейност на всяка фирма или свободна професия. Познаването на видовете фактури, задължителните елементи и правилата за издаване е ключово за коректното и законосъобразно фактуриране. 

Издаването на правилна фактура не само улеснява работата с клиенти и контрагенти, но и осигурява спокойствие при данъчни проверки и счетоводни ревизии.

Често задавани въпроси

Мога ли да издам фактура, ако не съм регистриран по ДДС?

Да. Нерегистрираните по ДДС лица също могат да издават фактури, но в тях не се начислява ДДС. Във фактурата трябва да бъде включен текст „Без начисляване на ДДС – чл. 113, ал. 9 от ЗДДС“.

Какъв е срокът за съхранение на издадените и получените фактури?

Според българското законодателство, фактурите трябва да се съхраняват за срок от 10 години, считано от 1 януари на годината, следваща годината, през която е издаден документът.

Какво да направя, ако открия грешка във вече издадена фактура?

В случай на грешка се издава кредитна фактура, с която се коригира стойността или съдържанието на оригиналната фактура (първоначално издадената фактура).